Świadectwo charakterystyki energetycznej - kompendium wiedzy

Jeszcze kilkanaście lat temu certyfikat energetyczny był postrzegany jako kolejny urzędowy druk. Dziś to realna karta przetargowa przy sprzedaży, wynajmie czy refinansowaniu nieruchomości. Reguluje go ustawa z 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków – a wraz z nią szereg rozporządzeń oraz unijnych aktów o podpisach elektronicznych, które błyskawicznie zdigitalizowały cały proces. W artykule – napisanym specjalnie dla klientów Swiadectwa365 – prowad­zimy Cię krok po kroku przez pełny krajobraz prawny, techniczny i praktyczny świadectw, obalamy mity i pokazujemy, jak uniknąć kar, a przy tym… zyskać marketingowo.

Co to jest świadectwo charakterystyki energetycznej?

To dokument wyrażający zapotrzebowanie budynku na energię pierwotną (EP) oraz końcową (EK) i użytkową (EU). Wzór określa rozporządzenie MIiR z 27 lutego 2015 r.; metodologia może być obliczeniowa albo zużyciowa . Wynik (EP) to liczba kWh/(m² rok) – im niższa, tym lepiej dla portfela i planety.

• Unia Europejska chce, aby od 2030 r. wszystkie nowe budynki były prawie bezemisyjne (dyrektywa 2023/2413).
• Polska ustawa z 29 sierpnia 2014 r. przenosi te zasady na grunt krajowy i określa, kto, kiedy i w jakiej formie musi okazać świadectwo.
• Rozporządzenie z 2023 r. (Dz.U. poz. 697) opisuje dokładnie, jak liczy się wynik i jak wygląda oficjalny wzór dokumentu 

Przekrojowy wykres słupkowy porównujący EP domu z lat 80., domu po termomodernizacji i nowego budynku pasywnego.)

Kto musi, a kto nie musi sporządzać świadectwa – najważniejsze reguły

Ustawa w art. 3 ust. 1 i 4 tworzy prosty filtr: domy i lokale sprzedawane lub wynajmowane muszą posiadać certyfikat, chyba że wpadną do jednego z sześciu wyjątków.

Brak pieca = brak obowiązku świadectwa energetycznego? 

Ustawa o charakterystyce energetycznej budynków nie mówi o piecu, kotle ani kominku. Mówi o „instalacjach technicznych służących zużyciu energii”. A instalacja elektryczna — nawet jeśli dziś zasila tylko oświetlenie — kwalifikuje się do tej definicji. Ustawodawca wychodzi z prostego założenia: skoro są gniazdka, wystarczy wpiąć farelkę, nagrzewnicę lub klimatyzator przenośny i budynek zaczyna zużywać energię w celach grzewczych lub chłodniczych.

W praktyce:

• Garaż z oświetleniem LED? — Musisz mieć świadectwo przy sprzedaży.
• Dawna hala produkcyjna, w której zostawiono tylko „gniazdka serwisowe”? — Również.
• Budynek gospodarczy bez pieca, ale z instalacją fotowoltaiczną podpiętą do sieci? — Tym bardziej, bo energia jest już w obrocie.

Skąd się bierze ten błąd?

• Przestarzałe wytyczne sprzed 2015 r. – W pierwszych interpretacjach ustawy faktycznie akcentowano „ogrzewanie”.
• Słowo „nieogrzewany” w ogłoszeniach – Pośrednicy często wpisują je automatycznie, żeby uniknąć pytań o koszty.
• Brak pieca przy odbiorze – W wielu nowych halach instalacja C.O. jest montowana dopiero po podpisaniu pierwszej umowy najmu.

Jak udowodnić, że budynek naprawdę jest zwolniony?

Aby skorzystać z wyjątku, muszą być spełnione łącznie dwa kryteria:

• Brak jakiejkolwiek instalacji technicznej (poza oświetleniem awaryjnym, które ustawa wyłącza).
• Deklaracja w akcie notarialnym właściciela, że obiekt nie będzie ogrzewany ani chłodzony.

W praktyce niemal każdy garaż, magazyn czy budynek gospodarczy ma choćby podstawową instalację elektryczną, więc większość sprzedających będzie musiała okazać świadectwo.

Papier czy PDF? Forma świadectwa energetycznego, która naprawdę jest ważna

Osoba uprawniona może przekazać certyfikat tylko w dwie sposoby (katalog zamknięty!) :

Formy świadectwa energetycznego

Kluczowa uwaga: wydrukowanie e‑PDF‑u kasuje podpis elektroniczny, więc notariusz nie może żądać wydruku z podpisem.

Oględziny nieruchomości – kiedy są konieczne, a kiedy nie?

Polskie przepisy mówią dziś jasno: ustawa ani rozporządzenie nie nakazują obowiązkowej wizyty audytora w każdym budynku. Ustawodawca pozostawia wybór – świadectwo można opracować na podstawie samej dokumentacji technicznej, a oględziny traktować wyłącznie jako narzędzie pomocnicze.

Co to oznacza w praktyce? Jeśli posiadasz kompletny projekt budowlany (albo operat kolaudacyjny) i żaden z kluczowych parametrów domu nie zmienił się od momentu jego powstania, audytor może zdalnie wczytać rzuty, przekroje oraz dane o oknach, instalacji grzewczej czy fotowoltaice do specjalistycznego programu i już po kilku godzinach wygenerować gotowe świadectwo. Taka „praca zza biurka” nie wpływa na ważność dokumentu – numer w Centralnym Rejestrze Charakterystyki Energetycznej Budynków otrzymuje on dokładnie w taki sam sposób, jak raport sporządzony po wizycie w terenie.

Z perspektywy klienta kluczowe jest więc pytanie nie „czy audytor przyjeżdża?”, ale „czy mam komplet aktualnych danych?”. Jeśli odpowiedź brzmi „tak” – możesz śmiało zamawiać świadectwo w trybie zdalnym. 

W  Swiadectwa365 procedura wygląda wtedy prosto:  przesyłasz nam pliki lub fotografie dokumentacji, my od razu sprawdzamy ich wystarczalność, dopytujemy o ewentualne zmiany i po maksymalnie 48 godzinach odsyłamy podpisany elektronicznie PDF. Oględziny proponujemy tylko wtedy, gdy widzimy realne ryzyko, że braki w papierach podniosą zużycie energii „na papierze” – a to mogłoby obniżyć atrakcyjność Twojej nieruchomości.

Audytor może dokonać oględzin nieruchomości, ale nie musi

Kary i kontrole – co grozi za brak lub błąd w świadectwie?

Choć samo świadectwo ma zaledwie kilka stron, skutki jego braku lub „kreatywnego” wypełnienia mogą być bardzo odczuwalne. Od 2024 r. przepisy są znacznie ostrzejsze, a od 1 stycznia 2025 r. weszły w życie formalne procedury kontroli jakości dokumentów. Poniżej – w prostej, opisowej formie – pełny katalog ryzyk dla właściciela, sprzedającego / wynajmującego, audytora i notariusza.

Brak świadectwa przy sprzedaży lub najmie

• Grzywna do 5 000 zł – sąd może ją nałożyć, jeśli nabywca lub najemca złoży wniosek, a dokumentu faktycznie nie przekazano. Sankcja wynika wprost z kodeksu wykroczeń, a jej wysokość została potwierdzona w komunikatach resortu i mediach branżowych.
• Opóźnienie transakcji – coraz więcej notariuszy odmawia podpisania aktu bez numeru z CRCEB. Brak dokumentu to strata zaliczek, terminu przeprowadzki i nerwy związane z aneksowaniem umów przedwstępnych. 
• „Rachunek z audytu” – nabywca ma 12 mies. na samodzielne zamówienie świadectwa i obciążenie sprzedawcy fakturą – ten koszt jest wtedy obligatoryjny.

Nieprawidłowe dane w świadectwie

• Unieważnienie dokumentu – Minister Rozwoju i Technologii prowadzi Centralny Rejestr i ma prawo skasować numer SCE, gdy algorytm lub kontroler wykryje rażące odchylenia (np. EP = 0 kWh/m² dla domu bez OZE). Świadectwo znika z bazy, a sprzedający zostaje „bez tarczy”.
• Powtórne koszty – trzeba zamówić nowy dokument, często z wizją lokalną, a więc droższy.
• Odpowiedzialność audytora – rażący błąd (np. przepisany wynik z innej inwestycji) skutkuje upomnieniem, a przy kolejnej wpadce skreśleniem z wykazu i karą finansową.

Kontrole jakości od 2025 r. – jak to działa?

• Automatyczna walidacja – system CRCEB sprawdza, czy wartości EP mieszczą się w logicznych widełkach dla danego typu budynku, roku budowy i mocy źródła ciepła. „Zielone” świadectwa z nieprawdopodobnie niskim EP trafiają na listę do weryfikacji.
• Próbka 2 % – co dwudziesty dokument losowo trafia do audytu resortu; właściciel dostaje e‑mail z prośbą o udostępnienie dokumentacji dodatkowej lub – w razie wątpliwości – o wpuszczenie kontrolera na teren nieruchomości.
• Kontrola krzyżowa – od 2024 r. gminy mogą porównać dane z SCE z wymiarami podatku od nieruchomości; rażące rozbieżności (np. powierzchnia 90 m² w deklaracji podatkowej vs 140 m² w świadectwie) wywołują wezwanie do wyjaśnień.

Odpowiedzialność notariusza

Od 2025 r. rejenci mają ustawowy obowiązek wpisać w akcie numer z CRCEB lub adnotację o jego braku. Powtarzające się pominięcia mogą skutkować postępowaniem dyscyplinarnym w samorządzie notarialnym.

Jak wygląda uzyskanie świadectwa energetycznego?

Uzyskanie świadectwa energetycznego zaczyna się od wyboru certyfikowanej firmy lub skorzystania z platformy internetowej, która pośredniczy w całym procesie. Druga opcja zwykle przyspiesza formalności, bo większość dokumentów przesyła się online: 

1. Wybór audytora

Musi posiadać uprawnienia nadane przez właściwy organ państwowy.

2. Przekazanie dokumentacji

Projekt budynku, rysunki techniczne, informacje o systemach grzewczych, wentylacyjnych, oświetleniowych itp.

3. Wizja lokalna (gdy potrzebna)

Audytor weryfikuje zgodność dokumentów z rzeczywistością; przy małych lokalach trwa to zwykle 1–2 h.

4. Analiza i obliczenia

W specjalistycznym oprogramowaniu wylicza się zużycie energii na ogrzewanie, ciepłą wodę, wentylację, chłodzenie i oświetlenie.

5. Opracowanie świadectwa

Dokument zawiera końcową ocenę energetyczną, klasę A–G oraz rekomendacje usprawnień.

6. Rejestracja w CRCEB

Gotowe świadectwo trafia do Centralnego Rejestru Charakterystyki Energetycznej Budynków; od tej chwili możesz przekazać je najemcy lub nabywcy.

Pro tip od Swiadectwa365: dzięki cyfrowemu obiegowi dokumentów i zdalnym audytom (tam, gdzie jest to możliwe) skracamy cały proces do 48 godzin – bez straty na jakości obliczeń czy wiarygodności danych.

Czas tworzenia świadectwa energetycznego

Aktualizacja świadectwa energetycznego – kiedy i dlaczego warto?

Świadectwo energetyczne jest ważne przez 10 lat, ale może stracić ważność wcześniej, jeśli wprowadzisz zmiany w budynku, które wpływają na jego charakterystykę energetyczną. Oto najważniejsze przypadki, które wymagają aktualizacji:

• Zmiana przegrody budowlanej – np. wymiana okien, docieplenie ścian czy dachu. Te zmiany poprawiają izolację i zmieniają zapotrzebowanie na energię.
• Zmiana źródła ciepła – wymiana pieca na pompę ciepła, zainstalowanie wentylacji mechanicznej lub rekuperacji wpływa na efektywność energetyczną budynku.
• Zainstalowanie OZE – np. fotowoltaiki, pomp ciepła czy kolektorów słonecznych, które zmieniają bilans energetyczny budynku.
• Przebudowa budynku – rozbudowa, zmiana układu pomieszczeń czy zwiększenie powierzchni użytkowej również wymaga nowego certyfikatu.

Brak aktualizacji świadectwa w przypadku wprowadzonych zmian może prowadzić do naruszenia przepisów, błędnej oceny energetycznej budynku i problemów przy sprzedaży czy wynajmie nieruchomości.

Aby zaktualizować świadectwo, wystarczy skontaktować się z audytorem, dostarczyć odpowiednią dokumentację i przeprowadzić wymagane pomiary.

 Ile świadectw energetycznych potrzeba w jednym budynku? – Zasady dotyczące liczby certyfikatów

Liczba świadectw energetycznych, które muszą być wystawione dla jednego budynku, zależy od liczby wyodrębnionych lokali i ksiąg wieczystych. Jeśli budynek został podzielony na oddzielne lokale z własnymi księgami wieczystymi (KW), każdy lokal musi mieć swoje własne świadectwo energetyczne. Oznacza to, że w przypadku podziału na trzy lokale z oddzielnymi KW, należy wystawić trzy osobne certyfikaty.

Jeżeli jednak w budynku nie dokonano podziału na odrębne lokale (np. w przypadku mieszkania w spółdzielni lub w budynku, gdzie wszystkie pomieszczenia są częścią jednej księgi wieczystej), prawo nie nakłada obowiązku wystawiania osobnych świadectw. Mimo to, najemcy mogą domagać się od właściciela osobnego świadectwa dla każdego lokalu, jeśli chcą mieć pewność co do klasy energetycznej mieszkania, które wynajmują.

Najczęstsze pytania właścicieli (FAQ)

Świadectwo energetyczne vs audyt energetyczny – różnice

Świadectwo energetyczne to dokument, który określa zapotrzebowanie budynku na energię, oceniając jego efektywność energetyczną. Wystawiane jest na podstawie danych o konstrukcji budynku, takich jak izolacja, okna czy źródła ciepła. Jest wymagane przy sprzedaży, wynajmie lub odbiorze nowego budynku i informuje o klasie energetycznej budynku (od A do G). Ważne jest przez 10 lat, o ile nie dokonano istotnych zmian w budynku.

Audyt energetyczny to bardziej szczegółowa analiza zużycia energii w budynku. Ocenia wszystkie instalacje energetyczne, wskazując słabe punkty i rekomendując działania mające na celu poprawę efektywności energetycznej (np. wymiana pieca, docieplenie, zainstalowanie paneli fotowoltaicznych). Audyt jest wymagany przy termomodernizacji, aplikowaniu o dotacje lub w ramach projektów modernizacyjnych.

Kluczowe różnice:

• Świadectwo energetyczne informuje o obecnym stanie energetycznym budynku, natomiast audyt energetyczny wskazuje konkretne kroki do poprawy efektywności energetycznej.
• Świadectwo jest wymagane w transakcjach sprzedaży i wynajmu, audyt – przy termomodernizacji lub aplikacji o dotację.

Ile kosztuje świadectwo energetyczne? – Ceny na rynku w 2025 roku

Cena świadectwa energetycznego zależy od kilku czynników, takich jak rodzaj budynku, jego powierzchnia, stan techniczny oraz lokalizacja. Świadectwa dla mieszkań, domów i lokali użytkowych mogą się różnić, a koszt często zależy od potrzeby wykonania wizji lokalnej lub dodatkowych pomiarów.

W Swiadectwa365 ceny świadectw dla mieszkań zaczynają się od 149 zł, a dla domów i lokali użytkowych od 449 zł. Koszt może się różnić w zależności od potrzeb klienta, a my zapewniamy szybką i rzetelną obsługę z konkurencyjną ceną dostosowaną do indywidualnych wymagań.

Świadectwo energetyczne to nie biurokratyczny obowiązek, lecz narzędzie bezpieczeństwa prawnego i marketingowego. Poprawia wizerunek sprzedającego, skraca czas transakcji i ułatwia dostęp do zielonego finansowania.

Zaufaj Swiadectwa365 – nasi audytorzy widzieli setki projektów od kawalerki po magazyny. Działamy szybko, cyfrowo i z gwarancją zgodności z ustawą. Zamów certyfikat już dziś, zanim notariusz (lub kupujący) zapyta o numer w rejestrze!